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Gesehenes rekapitulieren – Konferenzmappe hilft Konferenzbesuchern

Zum heutigen Berufsalltag im Management gehören Besuche auf Messen und Konferenzen dazu. Mit Professionalität hinterlassen Sie einen positiven Auftritt, der für Ihre Karriere fördern sein wird. Der erste Eindruck, den Sie vermitteln, kann schon entscheidend für Ihren Erfolg in Gesprächen sein. Mit einer Konferenzmappe strahlen Sie Ordnung und Zuverlässigkeit aus, denn hier können Sie professionell alle wichtigen Unterlagen platzsparend verstauen und haben Sie stets sofort zur Hand.

Mit Ordnung in den Unterlagen einen positiven ersten Eindruck erzielen

Auf Konferenzen nehmen Sie mit vielen Gesprächspartnern Kontakt auf, hören Vorträge und nehmen an Diskussionen teil. In Ihrer Geschäftsmappe haben Sie alle wichtigen Unterlagen dabei. Verschiedene große Einsteckfächer geben Ihnen die Möglichkeit einen Schreibblock sicher einzulegen und so auch während eines Gespräches bequem Aufzeichnungen machen zu können.

Sehr gute Mappen bieten Ihnen die Möglichkeit Visitenkarten, Flyer oder Geschäftsunterlagen mitzunehmen und immer griffbereit zu halten. Erhaltene Visitenkarten oder Flyer können sie ebenfalls gut verstauen und behalten den Überblick. Das effektive Aufarbeiten der Konferenz wird so für Sie erfolgreich. Auf Grund der verschiedenen Einsteckfächer wirkt Ihre Mappe immer gut aufgeräumt und Sie sind bereit für den nächsten Geschäftskontakt.

Konferenzmappe als Aushängeschild für Ihr Unternehmen

Die Mappen werden in unterschiedlichen Materialien und Größen angeboten. Konferenzmappen können individuell gestaltet werden. Lassen Sie Logo und Schriftzug der Firma aufbringen und machen Sie so auf sich aufmerksam. Achten Sie darauf, dass Sie die Mappe gut verschließen können, damit Ihnen keine wichtigen Unterlagen weg kommen. Konferenztaschen werden fast immer unter dem Arm getragen, so dass diese auch nicht zu schwer sein sollten.

Welche Mappe Sie bevorzugen hängt davon ab, welchen Umfang an Materialien zu mitnehmen möchten. Fahren Sie zu einer Konferenz um Vorträge anzuhören, dann reichen wohl ein Schreibblock, Stifte und kleinere Fächer für Visitenkarten aus. Werden Gespräche und Verhandlungen geführt, müssen Sie in der Regel mehr Unterlagen mit sich führen. Achten Sie darauf, dass alle notwenigen Unterlagen übersichtlich verstaut werden können.

Als Teilnehmer einer Konferenz können Sie Ihren Gesprächspartnern auch eine vorbereitete Mappe präsentieren in der alle wichtigen Informationen sowie Kontaktdaten enthalten sind.

Konferenzen wichtig für die Zukunft

Auf Konferenzen sammeln Sie Informationen zu Ihrem Geschäftsfeld, die sich für die Zukunft des Unternehmens positiv auswirken werden. Um alle Kontakte, Gesprächsnotizen und Informationen aus Produktvorstellungen oder Vorträgen sicher sammeln zu können, empfiehlt sich die Verwendung einer Konferenzmappe. Sie haben alle Geschäftsunterlagen geordnet dabei und punkten mit einem gut vorbereiteten professionellen Auftritt.

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Welche Software für Videokonferenz gibt es?

Damit jeder Nutzer oder Interessent für die Software für Videokonferenz auch die für seine Bedürfnisse geeignete Software finden kann, haben sich Vergleichsseiten im Internet mit diesem Thema beschäftigt. Im Vorfeld ist sicher die Frage zu klären, was man genau mit dieser Software bezwecken möchte. Als privater Nutzer können die Ansprüche sicherlich geringer ausfallen, als bei einem geschäftlichen Interesse. Deswegen gibt es auch die kostenlosen Programme, diejenigen, welche gemietet werden und die gekaufte Software. Diese bietet natürlich grundsätzlich die besseren Benutzeroberflächen und Features, sind aber grundsätzlich auch wiederum unterschiedlich in Komfort und Bedienung.

Die einfache Bedienung ist nicht immer nur vorteilhaft, sie hat manchmal auch einen kleinen Haken. So ist bei manchen Programmen die Teilnehmerzahl beschränkt. Andere wiederum bieten das volle Programm für Meetings, das sind Videotelefonie, VoIP, Daten-Sharing und vieles mehr. Klassische Programme bieten einen festen Umfang von Bedienung und Nutzung und sind von bekannten Computerprogrammen erhältlich. Im Bereich der Freeware gibt es auch umfangreiche und ausgereifte Technik zur Verfügung. Bei diesen müssen sich in der Regel alle Teilnehmer registrieren, können aber danach und dadurch alle Bereiche der Möglichkeiten ausschöpfen.

Bei der Auswahl der Software sollte auch auf die Möglichkeit des Desktop Sharing geachtet werden. Dadurch wird der Dokumenten Austausch ermöglicht, was die gemeinsame Präsentation und Bearbeitung erheblich erleichtert. Als hilfreich kann man die Möglichkeit betrachten die man hat, wenn man alle kostenlosen Programme einfach ausprobiert. Das ist ja ganz leicht und einfach möglich und sollte dringend vor dem Kauf einer Software genutzt werden. Diese können je nach Anbieter auch als Testversion für eine kurze Zeit ausprobiert werden und erleichtern damit die Auswahl. Die Häufigkeit der Nutzung ist sicher auch ein Grund sich für eine Freeware oder ein gekauftes Programm zu entscheiden. Je häufiger und komfortabler die Nutzung erfolgen soll, desto eher wird man auf die kommerziellen Programme ausweichen.

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Einen Geschäftsabschluss vorbereiten und feiern

Der Abschluss eines Geschäfts ist für ein Unternehmen immer ein Grund zum Feiern. Die Größe der Feierlichkeiten hängt natürlich von der Größe des Geschäfts ab. Wenn ein Kioskbesitzer eine Zeitung verkauft, wird er nicht gleich in Jubel ausbrechen. Wenn aber ein mittelständisches Unternehmen einen Millionenauftrag ergattert, kann auch einmal ein spontanes Betriebsfest ausgerichtet werden. Doch bevor es so weit ist, muss das Geschäft vorbereitet werden. Dabei kommt es oftmals auf viele wichtige Details an. Zudem ist es entscheidend, einen guten persönlichen Kontakt zu den Geschäftspartnern aufzubauen.

Eine angenehme Verhandlungsatmosphäre herstellen

Auch im harten Geschäftsleben ist es wichtig, die Menschlichkeit nicht zu verlieren. In der Sache kann sehr wohl hart und unnachgiebig verhandelt werden. Aber nach dem geschäftlichen Teil muss es auch möglich sein, eine private Konversation ohne Animositäten durchzuführen. Die strikte Trennung von Person und Sache ist dabei ein wichtiger Teil des Erfolgs. Gute Unternehmer treffen Entscheidungen nicht, weil sie einer bestimmten Person schaden oder nützen wollen. Vielmehr sollte immer die sachlich richtige Entscheidung für das Unternehmen getroffen werden. Damit dies gelingt, sollten Verhandlungen in einer angenehmen Atmosphäre geführt werden.

Private Kontakte knüpfen und pflegen

Viele Geschäfte werden auf dem Golfplatz vorbereitet. Die Details werden natürlich in Büros und Konferenzräumen ermittelt. Aber oftmals ist es viel wichtiger, einen guten Zugang zu potentiellen Geschäftspartnern zu bekommen. Eine private Ebene kann dabei hilfreich sein. So sollte man sich für die Person interessieren, nach dem Wohlbefinden der Familie fragen und Zeit miteinander verbringen. Das ist nicht schwierig, aber dennoch verzichten viele Unternehmer auf diese wichtige Möglichkeit. Einem Raucher kann man auch eine E-Zigarette anbieten und dies zum Anlass für eine angeregte Diskussion nehmen. Die E-Zigarette – Nützliches Accesoire während eines Geschäftstermins: Zudem können Nichtraucher auf diese Weise wirkungsvoll verhindern, dass sie von einem Raucher mit übel riechendem Qualm eingenebelt werden.

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Der richtige Ort für Ihre Tagung in Herford

Die Unternehmen in OWL sind vor allem kleine und mittelständische – und diese sind in der Region wirklich zahlreich vertreten, sie lässt sich geradezu als Hochburg der Küchenmöbelindustrie bezeichnen. Diese zahlreichen Betriebe und auch Organisationen, zu denen sich die Unternehmer aus OWL zusammen geschlossen haben, benötigen natürlich immer wieder attraktive Orte für Tagungen und Veranstaltungen.

Hotels haben sich auf Tagungen spezialisiert

Ein wirklich passender Ort für solche Events ist Herford. Herford ist im Herzen von OWL gelegen und hat seinen Gästen und Bewohnern einiges zu bieten. Neben zahlreichen Hotels, die sich auf Tagungen spezialisiert haben und leicht unter dem Suchbegriff Hotel Herford zu finden sind, gibt es in Herford auch viele Möglichkeiten, mit seinen Geschäftspartnern nach einer Veranstaltung ein weinig Kultur zu erleben. Das beste Beispiel dafür ist das MARTa.

Das MARTa ist ein Museum der zeitgenössischen Kunst, entworfen vom Architekten Frank Gehry. Bei der Realisierung diese Museums hat eine Kooperation mit der ansässigen Möbelindustrie einen großen Beitrag geleistet und daraus und der Kunst des Architekten, ergibt sich auch der Name: M steht für Möbel, ART für Kunst und das a für Ambiente.

Wechselnde Ausstellungen

Die Ausstellungen im Museum wechseln regelmäßig, sind aber stets auf das Konzept abgestimmt. In seinem Forum finden regelmäßig Veranstaltungen, wie Vorträge, Konzerte oder Filmvorführungen, statt. Ein Café ist ebenfalls an das Museum angeschlossen: das MARTa-Café, das in die ausgefallenen Architektur des Museums integriert ist. Die Räumlichkeiten des Café lassen sich ebenfalls für Veranstaltungen oder Tagungen mieten und an einigen Abenden finden dort unterschiedliche Events, wie zum Beispiel das „Krimi-Dinner“ statt.

Laut aktueller Seminarreise-Umfragen, schicken die Chefs ihre Angestellten im kommenden Jahr auf, im Vergleich zum Jahr 2011, zahlreiche Tagungs- und Seminarreisen. Besonders Krankschwestern und Krankenpfleger werden auf Reisen geschickt. Hierbei stehen die Länder Frankreich, Großbritannien und Italien ganz oben auf der Reiseliste. Besagte Reisen dienen dazu, dass der Angestellte seine vorhandenen Fertigkeiten vertieft, aktualisiert und perfektioniert. So lernen z.B. Krankenschwestern auf solchen Reisen, was die neueste psychologische Forschung zu dem angemessenen Umgang mit Patienten sagt. Solche Reisen sind für die Angestellten im Allgemeinen kostenlos. Ihr Chef, ihr Vorgesetzter oder die Firma tragen sämtliche Kosten. Zu diesen Kosten zählen der Bus zum Flughafen, der Flug, einschließlich Bordverpflegung, der Transfer vom Flughafen ins Hotel sowie sämtliche konsumierte Speisen und Getränke. Kosten, die nicht mit den Seminaren in Verbindung stehen, also Kosten, die einzig und allein der Vergnügung des Angestellten dienen (Partys, Diskobesuche), werden jedoch nicht übernommen

Die Vorbereitung auf Tagungs- und Seminarreisen

Der Angestellte sollte sich auf eine Seminarreise anders vorbereiten als auf eine Urlaubsreise. So sollte sich der Angestellte vorab darum kümmern, einen Kalender 2012 zu erwerben. Mit Hilfe dieses Kalenders versäumt der Angestellte im jeweiligen Land, in das ihn besagte Reise geführt hat, keine einzige Tagung bzw. kein einziges Seminar. Dies ist schließlich insofern wichtig, als der Angestellte für das Besuchen eines Seminares in der Regel Leistungspunkte erhalten. Verpasst der Angestellte also mehrere solcher Seminare, droht ihm Punkteabzug und unter besonderen Umständen sogar der Verlust des Arbeitsplatzes. Weiterhin sollte der Angestellte stilvolle Kleidung und Körperpflegeutensilien einpacken. Demnach sollten Männer verschiedenfarbige Anzüge sowie Rasierzeug mitnehmen und Frauen sollten Kleider in unterschiedlichen Farben sowie Kosmetikartikel im Gepäck haben. Dennoch spricht nichts dagegen, dass der Angestellte sich zusätzlich noch diverse Klamotten für den Strand mitnimmt, falls ihn die Seminarreise in die Nähe eines Strandes führen sollte.

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Entwicklung und Schulung von Führungskräften

 

Ein Unternehmen ist immer nur so gut, wie es seine Mitarbeiter sind. Dazugehören auch die Führungskräfte. Doch auch diese müssen sich entwickeln, aktuelle Trends in der Führungskräfteschulung zeigen, was Führungskräfte für die Entwicklung derer für ein Unternehmen bedeuten kann.

Führung will gelernt sein

Nicht jeder ist gleich für die Arbeit als Führungskraft gemacht, nur die wenigsten besitzt eine “genetische” Führungsgabe, die meisten müssen sich diese Führungsrolle hart erarbeiten und einige scheitern auch daran. Damit das nicht geschieht, sollten Führungskräfte regelmäßig und vor allem professionell geschult werden. Davon profitieren dann sowohl die Führungskräfte als auch die Entwicklung des Unternehmens. Die Trends in der Führungskräfteschulung zeigen, dass es darauf ankommt, die eigenen Fehler beziehungsweise Schwächen zu erkennen. Die Zukunft eines steht und fällt mit der Qualifikation Entwicklung der Führungskräfte. “Neue”, potenzielle Führungskräfte verfügen häufig über eine ausgezeichnete persönliche und fachliche Eignung, jedoch leider nicht über Führungserfahrung. Dieser Führungsnachwuchs muss in seinem Rollenwechsel vom Mitarbeiter zur Führungskraft unterstützt und darauf vorbereitet werden. Denn als Führungskraft tätig zu sein bedeutet Verantwortung übernehmen.

Workshops für die Führungskräfte

Zu den Trends in der Führungskräfteschulung gehört der Workshop. Dieser ist in der Regel in drei Etappen aufgeteilt und dient dazu die Schwächen der Führungskräfte und die Entwicklung derer, in Stärken zu verwandeln, Führungskräfte in ihrer eigenen Grundhaltung auf ihre Aufgabe “vorzubereiten”, Fehler in der Denkweise auszudecken, strategisches Denken und Handeln zu fördern und trotz aller Persönlichkeit nie die Zielsetzung sowie die Interessen des Unternehmens aus den Augen zu verlieren. Wer seine Führungskräfte beispielsweise in einen Klettergarten schickt oder diese eine wilde Kajakfahrt unternehmen lässt, hilft den Zusammenhalt und die Teamfähigkeit zu unterstützen, denn Eigenbrötler und Führungskräfte die nur auf ihre eigenen Interessen achten, können dem gesamten Unternehmen schaden.

Eine Einzelschulung fördert die individuelle Entwicklung

Die Trends in der Führungskräfteschulung gehen dahin, durch die Analyse der eigenen Stärken und Schwächen mehr Selbstbewusstsein aufzubauen und die Führungskräfte bei dieser Entwicklung zu begleiten. Sie lernen effektive Arbeitstechniken, Ziele zu entwickeln, diese herunterzubrechen und dabei nie das Tagesgeschäft aus den Augen zu verlieren.

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Tagungen via Telefonkonferenz abwickeln?

Das Telefon, ohne das ist das Leben schon gar nicht mehr vorstellbar. Sei es im privaten sowie auch im geschäftlichen Bereich. Genauso unverzichtbar ist heute die Telefonkonferenz in vielen Bereichen geworden.

Absprachen, Einigungen, Entfernungen und vieles mehr, ein Grund für die Telefonkonferenz
Gerade in der Geschäftswelt, in der Kontakte teilweise über die ganze Welt verteilt sind und oftmals schnelle und wichtige Entscheidungen getroffen werden müssen, beweist es sich immer wieder, wie vorteilhaft die Schaltung einer Telefonkonferenz ist. Es wird keine unnötige zeitaufwendige Buchung für Flüge usw. mehr benötigt. Gerade in großen Konzernen, die vielmals über die ganze Welt verteilt sind, bedeutet Zeit, Geld. So reicht zum Beispiel eine E-Mail an alle Kontaktteilnehmer, um einen bestimmten Zeitpunkt für die Telefonkonferenz festzulegen. Dies alles unter dem Gesichtspunkt der Kosteneinsparung. Natürlich sind Telefonkonferenzen nicht immer kostenlos. Allerdings sind sie kostengünstiger, wie Flüge um die halbe Welt.

Die Sicherheit solcher Telefonkonferenzen

Selbstverständlich bieten viele Software-Anbieter ihre Produkte für Telefonkonferenzen als abhörsicher an. Doch sei an dieser Stelle bemerkt, dass selbst die sicherste “abhörsichere” Software nicht sicher genug sein kann, wenn vom Gesetzgeber hier der dringende Tatverdacht besteht, dass es sich bei bestimmten Telefonkonferenzen, inhaltlich um Straftaten handelt. In diesem Fall herrscht die sogenannte höhere Gewalt.

Die Technik der Telefonkonferenzschaltung

Ist es früher ein recht großer technischer Aufwand gewesen, eine Telefonkonferenz zu schalten, ist es heute eine Leichtigkeit sogar Telefon- und Videokonferenzen zu gestalten. Die Sprach- und Bildqualitäten haben sich hier enorm gesteigert und sind dank moderner Technik mit vielen technischen Raffinessen verbunden. So können heute Mitschnitte, also sogenannte Logdateien aufgenommen werden. Auch Fertigstellungen von Arbeiten mittels gleichzeitiger Computer-Verbindungen stellen kein Problem mehr dar.

Fazit

Deshalb kann heute festgestellt werden, dass Telefonkonferenzen fast nur von Vorteil sind. Die Kosteneinsparung ist im Gegensatz zu früheren Jahren merklich spürbar geworden.

Software-Anbieter gibt es über das Internet herunterzuladen. Teils kostenlos, teils kostenpflichtig. Jedoch sollten immer die Konditionen beachtet werden.

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Lernen hat in der heutigen Zeit nicht mehr nur mit Schule, Ausbildung oder Studium zu tun. Vielmehr ist lebenslanges Lernen in vielen Berufen ein Standard, der nicht mehr wegzudenken ist. Dies gilt auch für die diversen Tätigkeiten in Wirtschaftsunternehmen. Die Globalisierung, sich verändernde Märkte, Änderungen im Konsumentenverhalten und neue Medien sind nur einige Themen, die deutlich machen, dass nur gut geschulte Mitarbeiter mit Wissen auf dem neuesten Stand den sich immer wieder ändernden Anforderungen in Unternehmen und der Geschäftswelt gewachsen sind. Weiterbildung ist daher für Firmen unerlässlich geworden. Eine Form, wie aktuelles Wissen vermittelt werden kann, sind Tagungen.

Während Kongresse mehrere Tage dauern, ist eine Tagung (wie auch der Name sagt) eintägig. Die Teilnehmer tauschen sich dabei zu einem bestimmten Thema aus bzw. werden von Referenten in Vorträgen, Präsentationen oder auch Diskussionen über ein Thema informiert. Der große Vorteil von Tagungen besteht darin, dass neben der reinen Wissensvermittlung die Möglichkeit gegeben ist, andere Teilnehmer kennenzulernen und so neue Kontakte aufzubauen bzw. vorhandene Kontakte zu pflegen. Dies kann sehr wertvoll sein, da die Teilnehmer i.d.R. alle aus demselben Tätigkeitsumfeld bzw. Tätigkeitsbereich stammen. Egal, ob innerhalb der eigenen Firma oder mit Mitarbeitern aus anderen Unternehmen: Die Möglichkeit sein Netzwerk zu erweitern ist auf jeden Fall bereits die Teilnahme an einer Tagung wert.

Ein weiterer Vorteil einer Tagung ist, dass Informationen in sehr konzentrierter Form vermittelt werden. Innerhalb eines Tages können die Teilnehmer sich genau das Wissen aneignen, das sie für ein bestimmtes Thema benötigen, bzw. sich zu einem speziellen Thema auf den neuesten Stand bringen lassen. Hochkarätige Referenten stellen beispielsweise aktuelle Forschungsergebnisse vor und stellen sie zur Diskussion. Woraus sich auch gleich der nächste Vorteil ergibt: Die Gelegenheit zur Interaktion. Oft stellen Referenten sich im Anschluss an ihren Vortrag den Fragen der Teilnehmer, woraus eine lebhafte Diskussion entstehen kann. Für Teilnehmer und Referenten gleichermaßen ergeben sich so Denkanstöße, die sie in ihrer alltäglichen Arbeit weiterbringen.

Wenn eine Tagung nur Teilnehmer aus einer einzigen Firma adressiert, stellt sich die Frage, ob die Veranstaltung im eigenen Haus oder extern in einem Tagungshotel stattfinden soll. Das Tagungshotel als Veranstaltungsort bietet dabei entscheidende Vorteile. Die Teilnehmer können sich durch die räumliche Trennung vom Arbeitsplatz besser auf die Tagung konzentrieren. Tagt man im Besprechungsraum gleich neben dem eigenen Büro, ist man versucht, in den Pausen oder zwischendurch schnell am Arbeitsplatz vorbei zu schauen, um beispielsweise seine E-Mails abzurufen. Im Tagungshotel ist dies gar nicht bzw. nicht ohne Weiteres möglich.

Ein weiterer Vorteil liegt in der Ausstattung. In Tagungshotels steht dem Organisator der Tagung von Anfang an ein erfahrener Mitarbeiter des Hotels zur Seite, der sich um sämtliche Anforderungen an die Ausstattung kümmert. Er kann auch beraten, wenn es um die richtige Wahl des Equipments geht. Auch was das Rahmenprogramm betrifft, ist man mit einem Tagungshotel auf der sicheren Seite. Oft haben diese Hotels bereits Pakete im Angebot, die zusätzlich zu Tagungsräumen und Technik ein spezielles Catering und besondere Zusatzprogramme enthalten. Dies kann beispielsweise eine mobile Massage, ein spezielles Mittagsmenü oder eine sportliche Trainingseinheit für die Mittagspause sein.
So vielfältig das Angebot der Tagungshotels, so umfangreich ist auch das Themenspektrum, das in Tagungen vermittelt werden kann. Dabei geht der Trend weg vom reinen Seminar, in dem ähnlich wie im Klassenzimmer Frontalunterricht stattfindet, hin zu Veranstaltungen mit Workshop-Charakter. Dabei erarbeiten die Teilnehmer die Inhalte i.d.R. selbst. Durch die Möglichkeit zur aktiven Teilnahme wird zum einen das Wissen nachhaltiger vermittelt und zum anderen gleichzeitig das Sozialverhalten der Mitarbeiter geschult, da die Atmosphäre einer Tagung der von Besprechungen, Projektdurchsprachen oder Mitarbeitergesprächen ähnelt.

Ein weiterer Trend sind Tagungen und Seminare zur persönlichen Standortbestimmung. Der einzelne Mitarbeiter soll dabei in die Lage versetzt werden, seine Stärken und Schwächen selbst besser einschätzen zu können oder lernen, sein Selbstbild mit seinem Fremdbild, also dem Eindruck, den andere über ihn haben, abzugleichen. Diese Tagungen dienen indirekt auch der Mitarbeitermotivation, da sie dem Teilnehmer potentielle Entwicklungsziele vor Augen führen, die er bei ausreichender Leistung erreichen kann. Alles in allem sind Tagungen eine Investition in die Mitarbeiter, die sich damit immer auch für das Unternehmen bezahlt macht.

Wie wäre es mit einer Tagung auf Usedom? Dazu einfach ein Ferienhaus auf Usedom mieten
Einen Bus mieten und bereits gemeinsam zum Tagungsort fahren. Das erhöht das Gemeinschaftsgefühl und erhöht den Tagungserfolg

Bildquelle: aboutpixel.de / tower 2 © Daniel Werner

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